BI - Mức độ mới của phân tích dữ liệu .

(share-all.com)Khi nền kinh tế thay đổi, mối quan tâm đến các hệ thống phân tích kinh doanh hướng đến hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp ngày càng mạnh mẽ. Nhờ hệ thống BI (Business Intelligence), doanh nghiệp có thể ra quyết định kịp thời, hiệu quả... Bài viết giới thiệu kinh nghiệm ứng dụng ở Công ty Simple, Nga.

Ông Alexander Triguba.

Theo ông Alexander Triguba, CIO của Công ty Simple (Nga), trong tình hình suy thoái kinh tế, ban lãnh đạo Công ty Simple về phân phối các loại đồ uống và chai thuỷ tinh nhập khẩu ở Nga đã quyết định nâng tính cạnh tranh bằng tích luỹ các nguồn lực trong công ty và tạo đà tăng trưởng. “Ứng dụng hệ thống phân tích giúp chúng tôi đạt được lợi thế cạnh tranh. Hệ thống BI là công cụ mạnh trong tay nhóm điều hành và ban lãnh đạo của Công ty”, Alexander Triguba nói.Từ nhiều ứng dụng cũ...
Theo phân loại, Công ty Simple thuộc nhóm đặc thù nên đòi hỏi kế hoạch bán hàng - mua hàng phải tỉ mỉ, chính xác, Triguba giải thích. Từ thời điểm thành lập Công ty năm 1994, Công ty thường xuyên bổ sung những đơn vị kinh doanh mới. Hậu quả là đã sử dụng vài hệ thống ERP, trong đó có Microsoft Dynamics NAV, “1C: Doanh nghiệp”, IBS TradeHouse. Mỗi hệ thống này cho phép có được bản báo cáo của mình, xuất báo cáo ra Excel.
Do các báo cáo chuẩn từng được chuẩn bị ở các hệ thống ERP khác nhau sau đó chuyển bằng tay lên Excel nên luôn để lại dấu vết con người: Chỉ cần quên cập nhật một trong các file gốc là thông tin mất tính khả tin. Việc sửa sai có thể làm mất từ một ngày làm đến cả tuần. Những nỗ lực thay thế hệ thống BI bằng các bảng tính Excel không mang lại kết quả tốt đẹp.
Ngoài ra, bằng các bảng tính điện tử không thể giải bài toán hoạch định hàng hoá. “Trong kế hoạch hàng hoá sử dụng nhiều chỉ tiêu nên thể hiện bằng các bảng Excel sẽ gặp trở ngại. Thậm chí, chỉ cần sai sót nhỏ trong tính toán có thể mang lại thiệt hại rõ rệt nên buộc phải làm tự động trong hệ thống ERP - Triguba kể - Với việc xây dựng các mô hình kinh doanh và dự báo, chúng tôi hiện dùng công cụ QlikView - sản phẩm của Công ty QlikTech. Mối liên hệ này cho phép chủ động quản lý hàng tồn, nhận thống kê bán hàng vào bất cứ thời điểm nào cũng như bức tranh tổng thể luân chuyển hàng hoá”.

Sơ đồ hệ thống BI - Hình minh hoạ.

Trước khi Công ty có BI, tại các cuộc họp ban quản lý công ty thường xảy ra tình huống các bộ phận chuẩn bị báo cáo bằng Excel với những con số theo họ là đúng nhưng lại gây hồ nghi ở các đồng nghiệp khác. Để chấm dứt tình trạng này, Công ty đã quyết định thiết lập hệ thống thống nhất phân tích kinh doanh cho phép nhận mọi báo cáo cần thiết để chủ động khi ra quyết định.Ứng dụng hệ thống duy nhất để nhận thông tin chính thức bị phức tạp hoá mạnh mẽ vì Công ty đang phát triển hoàn toàn theo các hướng kinh doanh khác nhau, từ bán các chai thức uống đến hoạt động xuất bản.
“Thoạt đầu, chúng tôi muốn sử dụng công cụ phân tích kinh doanh Dynamics NAV của Microsoft. Trên thực tế, nếu hệ thống ERP được xây dựng trên giải pháp này thì tại sao không xây dựng các hình khối OLAP (OLAP cube - Online analytical processing - quy trình phân tích trực tuyến) trên cơ sở của nó? Có thể là cả việc tích hợp sẽ đơn giản hơn vì vừa có thể kết nối vào hệ thống này vừa trao đổi dữ liệu với các hệ thống khác. “OLAP ngày càng phù hợp với các chuyên gia CNTT, chúng ta không cần hệ thống phân tích thông tin không thu hút các chuyên gia CNTT vào việc chuẩn bị các báo cáo”, Triguba hồi tưởng.
Triển khai hệ thống phân tích thông tin lớn đòi hỏi chi phí nghiêm túc đồng thời cả bộ phận CNTT phải tham gia thường xuyên vào quá trình khai thác nó. Chúng ta sẽ phải tuyển chuyên gia CNTT đủ khả năng theo sát hệ thống, xây dựng và nghiên cứu OLAP cube, chuẩn bị thông tin cần thiết. “Khi đó, chúng ta sẽ để ý đến sản phẩm QlikView chiếm vị trí trung gian trong danh mục giải pháp BI: Nó không phải kho chứa dữ liệu mà là một “cube nhỏ” có thể đấu nối vào bất cứ nguồn dữ liệu nào. Cái chính là công cụ này phải tới tay người dùng cuối”, Triguba lưu ý.

OLAP-Cube... - Hình minh hoạ.

Cảm nhận đơn giản
Trong quá trình làm quen lần đầu với công cụ BI, người ta phát hiện rằng từ quan điểm người dùng, hệ thống có vẻ rất giống Excel, thêm vào khả năng phân tích dữ liệu trực quan những kết quả. QlikView lưu giữ và xử lý mọi dữ liệu trực tiếp trên bộ nhớ động cũng là điều đáng quan tâm.
“Kết quả là người dùng sẽ nhận được tập hợp các “cube - hình khối” đơn giản và giao diện người dùng đơn giản. Cũng có khả năng tức thì xem lướt và chuẩn bị dữ liệu cho bản phân tích. Trong các hệ thống ERP lớn, việc chọn thông tin và danh mục thông tin theo các thước đo chọn lựa chiếm rất nhiều thời gian, việc xuất được báo cáo nhiều khi đòi hỏi vài giờ đồng hồ. Công cụ BI của chúng tôi cho người dùng khả năng trong một mùa Hè thay đổi các phép đo và nhận kết quả tức thì - Triguba nói - Ngoài ra, trong QlikView có thể xuất ra file cần thiết, để gặp đối tác chẳng hạn, và xử lý nó ở nơi gặp gỡ. Maxim Lesnhichenko, Phó Tổng giám đốc thứ nhất của chúng tôi đã làm kinh ngạc các nhà cung cấp của Simple ở Italia bằng bản phân tích dữ liệu bán hàng mà không cần phải kết nối MTXT với cơ sở dữ liệu của Công ty”.
Vào thời điểm triển khai ứng dụng hồi tháng 4/2009, ở Nga, Công ty QlikTech chỉ có 3 đối tác, chưa từng có cơ quan đại diện, chưa có hỗ trợ bằng tiếng Nga, thậm chí giao diện tiếng Nga của hệ thống cũng chưa có luôn. Tuy nhiên, điều đó không cản trở các chuyên gia của Simple. “Đại diện nhóm ATK đã tư vấn cho chúng tôi, giúp tìm hiểu các tiểu tiết của sản phẩm. Chúng tôi đã có quyết định tự triển khai ứng dụng. Chúng tôi đã có các hệ thống và chất tải dữ liệu cần thiết dưới định dạng Excel. Trong giai đoạn đầu, chúng tôi thiết lập QlikView để thu thập thông tin từ những bản báo cáo Excel. (Trong trường hợp cụ thể này, Excel đã thực hiện chức năng chuyển đổi dữ liệu trung gian, từ đó, người ta tải lên QlikView). Sau khi chúng tôi nhận nguyên mẫu làm việc, đã có thể từ bỏ Excel và làm việc trực tiếp qua máy chủ tích hợp được kết nối với mọi hệ thống làm việc. QlikView tự động nhận những dữ liệu từ máy chủ này”, Triguba kể. Dự án ứng dụng BI tiêu tốn của Simple 2 tháng.
License của nhà phát triển đã được mua để xử lý code của hệ thống. Chín licenses cho người dùng cấp lãnh đạo và license dành cho máy chủ cũng đã được mua. Sau đó, chúng tôi kết nối cả các nhân viên khác trong bộ phận kinh doanh vào hệ thống này với việc mua thêm license phiên bản website, giá bán của nó bằng nửa license người dùng. Những công cụ đi kèm BI cho phép hạn chế để bảo vệ dữ liệu và phân quyền truy nhập. “Việc này cố định trên mức độ file: Chúng tôi mô tả ai được quyền xem toàn bộ file hoặc từng phần. Sau khi phân quyền người dùng trên máy chủ web, file sẽ được hiển thị chỉ những phần dữ liệu người dùng có quyền theo dõi - Triguba giải thích - Chúng tôi đặt mua mô-đun quản lý quyền truy nhập riêng vì những chức năng tương tự của trình quản lý QlikView tỏ ra không tiện lợi lắm cho chúng tôi. Bây giờ, khi tải dữ liệu lên, hệ thống tự động khởi động cả mô-đun an ninh bảo mật”.
Công cụ chung và mối quan tâm riêng
Nhờ công cụ BI, các bộ phận cố gắng giải quyết tốt phần nhiệm vụ của mình. Ví dụ, ban lãnh đạo công ty cần bản phân tích dự báo và hỗ trợ ra quyết định. Bộ phận tài chính cần bản phân tích báo cáo tài chính tổng hợp theo nhóm các công ty, phân tích chi tiết lời hay lỗ, dự báo và phân tích việc thực hiện ngân sách, phân tích công nợ, giám sát các chỉ tiêu tài chính của công ty. Các dịch vụ bán hàng và tiếp thị cần bản phân tích tình hình bán hàng và cơ sở dữ liệu khách hàng, các phương tiện chuẩn bị kế hoạch bán hàng trong tương lai v.v…
Hiện, các bộ phận không còn phải chuẩn bị dữ liệu của mình vì tất cả đã được tự động tải lên hệ thống BI. “Những cuộc đôi co giữa các quản trị viên về tính xác thực của dữ liệu bây giờ thật dễ giải quyết” - Tribuga kể - Khi công ty tích lũy được khối lượng lớn thông tin và dấu hiệu phân tích, thước đo và chỉ tiêu thì mọi sự thiếu chính xác và lỗi không thể hiện ra. Nhưng, khi bạn tải các báo cáo sau một thời đoạn lớn, lập tức lỗi được nổi lên - những lỗi từng được nhân viên cho qua (trùng lắp khách hàng, nhập sai hàng hoá, lỗi nhập liệu của người dùng…). Trong hệ thống phân tích, tất cả những thứ này lập tức hiển thị. Hệ thống phát hiện rất nhanh những vùng có vấn đề. Nó đóng vai bộ lọc cho phép sửa lỗi tại nguồn dữ liệu và nâng cao chất lượng thông tin”.

Ông Andrei Tankov.

Ví dụ thực trong kinh doanh
“Tôi đã có được công cụ quản lý vì tôi dựa trên dữ liệu mà công cụ thì cực mạnh - Andrei Tankov, Giám đốc phụ trách logistic của Công ty Simple, một trong những người dùng BI chính ở Công ty kể - Làm việc với các kết quả phân tích, tôi biết đội xe nào nằm ở đâu đang cần để chuyển hàng cho chúng tôi. Khi phân tích khối lượng vận chuyển và thời hạn trước kia bằng BI, chúng tôi lên được dự kiến ngân sách. Chúng tôi lên kế hoạch mua 25 xe nhưng cuối cùng chỉ mua 15 vì chừng đó là đủ. Bây giờ, chúng tôi phân tích và thấy rằng chúng tôi sẽ được lợi khi vận chuyển bằng phương tiện của mình thay vì đi thuê. Mới đây thôi, nhân viên kinh doanh của chúng tôi đề nghị duy trì xe trực cho các đơn hàng khẩn. Nhờ có QlikView, tôi có thể tính trước chiếc xe này phải vận chuyển các đơn hàng với khối lượng cụ thể và nhóm kinh doanh phải đảm bảo khối lượng đơn hàng như vậy. Nếu tôi không có công cụ này, tôi phải có thêm một xe nữa cho dự trữ”.
Theo nhận định của Tankov, trong công ty giao nhận hầu như không có chi phí phi lý: “Lúc khủng hoảng, tỷ lệ chi của Công ty cho logistic giảm từ 5% xuống 3%. Bằng con số tuyệt đối, đó là hàng triệu rúp (1 triệu rúp = khoảng 770 triệu đồng). Đó là chưa kể, do có khủng hoảng kinh tế, chúng tôi không tuyển thêm nhân viên mới”.
Ông Tribuga cho biết, khủng hoảng kinh tế hầu như đã làm lại bản thống kê tích luỹ từ nhiều năm trước mà chính những dữ liệu này đã làm nền tảng cho đại đa số báo cáo. Khi mọi thứ trôi chảy từ năm này qua năm khác thì bản phân tích tích luỹ kia có thể sử dụng lại nhiều lần. Khi khủng hoảng kinh tế bắt đầu, việc thống kê lại hoạt động kinh doanh sẽ lôi chúng ta ra khỏi quán tính đi theo khuynh hướng hàng năm, chúng ta sẽ không còn được số liệu tích luỹ trợ giúp. Kinh nghiệm của lãnh đạo và các quản trị dựa trên các số liệu phân tích bây giờ sẽ có ý nghĩa quan trọng nhất giúp có quyết định quản lý đúng đắn. “Dường như, có thể làm tất cả chuyện này mà không cần đến công cụ QlikView. Nhưng nhờ có nó mà chúng ta có thể tiếp nhận các quyết định vô cùng hiệu quả. Dưới thời khủng hoả, đây chính là lợi thế cạnh tranh của từng doanh nghiệp”, Tribuga kết luận.

theo:pcworld